En tant qu’entrepreneurs, vous êtes dans l’obligation d’avoir des factures qui se suivent chronologiquement ! Voyons ensemble comment procéder.
Être freelance n’empêche pas de devoir se soumettre à quelques obligations légales et comptables, parmi lesquelles on retrouve la bonne numérotation des factures. En cas de contrôle, vous devez en effet présenter une facturation sans discontinuité car la loi française oblige toutes les entreprises, et donc les indépendants, à numéroter toutes les factures.
Pourquoi numéroter ses factures quand on est freelance ?
La loi impose aux entreprises de facturer leurs prestations et de les numéroter pour éviter toute fraude et fausse facture. La chronologie des factures doit donc être continue et chaque document disposer d’un numéro unique. Les doublons ou manques dans la chronologie ne sont pas possibles.
En cas de non respect de la règle, les travailleurs indépendants peuvent faire l’objet d’un contrôle fiscal et d’une amende.
Mais cette contrainte légale n’a pas que des mauvais côtés : respecter la chronologie des factures permet de les retrouver plus facilement dans ses documents, d’autant plus si le numéro de facture est suivi du nom du client.
Enfin, n’oubliez pas que vous avez l’obligation légale de conserver l’ensemble de vos factures pendant 10 ans.
Numéroter correctement ses factures
Une facture doit impérativement comporter un numéro unique, qui l’inscrit dans une série chronologique et continue.
Le numéro de la facture doit donc obligatoirement apparaître sur la facture, il s’agit d’une mention obligatoire. Si la facture facture s’étend sur plusieurs pages, le numéro de facture doit apparaître sur chacune des pages.
Tous les numéros de facture doivent se suivre de façon chronologique, il ne peut donc pas y avoir de trou, de rupture, ni de doublon dans la série de numéros.
Les numéros de factures doivent se suivre dans le temps selon l’ordre d’émission des factures.
En tant qu’indépendant, vous pouvez être amené à avoir plusieurs séries de factures, notamment si vous passez par une plateforme de freelance qui a son propre système de facturation. Ce n’est pas un problème, vous pouvez très bien gérer plusieurs séries en parallèle avec leur propre système de numérotation, chaque nouvelle facture viendra alors prendre le numéro suivant de la série à laquelle elle correspond.
Les différentes méthodes de facturation
Il existe différentes méthodes pour numéroter une facture dans les règles de l’art et ainsi respecter le Code du commerce et le Code général des impôts.
La numérotation liée à la temporalité
Ce type de numérotation est le plus simple pour éviter les erreurs, il vous suffit d’utiliser un préfixe temporel. Plusieurs options s’offrent à vous :
- Utiliser l’année et le numéro de facture : si vous éditez votre 56ème facture au cours de l’année 2021, vous pouvez la noter F2021-0056. Ce système est idéal si vous générez peu de factures.
- Utiliser l’année, le mois et le numéro de facture : reprenons le même exemple, à savoir votre 56ème facture éditée au mois de mai 2021, cela donnerait F2021-05-0056. Cette méthode est davantage adaptée aux indépendants qui font beaucoup de factures.
Bon à savoir : vous pouvez faire une remise à zéro de la numérotation en début de chaque nouvelle année.
Les autres méthodes de numérotation de factures
Dans certaines situations, il peut être impossible de numéroter vos factures en utilisant simplement des indications temporelles. C’est notamment le cas lorsque vous souhaitez répartir votre clientèle dans différentes catégories ou lorsque vous passez par différents sites de facturation.
Dans cette situation, vous devez utiliser un préfixe codé qui correspond à chaque catégorie de clients ou à chaque site de facturation.
Vous l’aurez compris, une bonne numérotation de factures est très importante, et ce indépendamment de la taille ou du type d’entreprise. Pour ne plus avoir à vous en préoccuper, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation dédié aux freelances qui attribuera automatiquement et dans l’ordre la bonne numérotation sur chaque nouvelle facture.
