La productivité est l’une des clés de la réussite des freelance. Comment bien hiérarchiser les priorités ? Quels outils et méthodes utiliser ?
Dans notre activité professionnelle, nous disposons généralement d’un temps très limité pour effectuer un grand nombre de tâches. Il est donc nécessaire d’être bien organisé dans son travail pour gagner en efficacité et en sérénité d’esprit.
Il peut cependant être difficile de garder le cap et de suivre son organisation à cause de la multitude de tâches, d’urgences plus ou moins avérées ou encore d’imprévus. Il faut donc savoir faire des choix et se concentrer sur ce qui doit être traité en priorité. Pour y parvenir, nous vous proposons quelques méthodes de priorisation simples pour reprendre le contrôle sur vos journées.
La matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est une méthode d’organisation qui permet de classer vos tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Grâce à elle, vous pourrez mieux hiérarchiser vos priorités. Elle repose sur 4 cases combinant 2 axes : importance et urgence. Vous pouvez ainsi classer chaque tâche suivant ces 2 critères pour aboutir à une lecture synthétique des priorités.
- Urgent et important : ce sont les tâches que vous devez traiter le plus rapidement possible.
- Important et non urgent : ce sont les tâches que vous planifiez dans votre calendrier.
- Urgent mais non important : ce sont les tâches que vous déléguez.
- Ni urgent ni important : ce sont les tâches que vous éliminez ou limitez.
La méthode Ivy Lee
La méthode Ivy Lee consiste à noter un nombre maximum de tâches dans sa journée et de les traiter selon leur priorité. Cette méthode peut s’utiliser dans notre quotidien comme au travail et permet de gagner en efficacité. Pour atteindre un rendement optimal et une productivité élevée au quotidien, Ivy Lee recommande de suivre chaque jour cette routine en 5 étapes
- À la fin de la journée, vous écrivez les 6 tâches les plus importantes que vous devez accomplir.
- Vous priorisez ensuite vos tâches par ordre d’importance.
- Quand vous arrivez au travail le lendemain, vous vous concentrez seulement sur la première tâche. Vous n’attaquez la suivante qu’une fois que vous avez complètement terminé la première.
- Vous approchez le reste de la liste de la même façon. À la fin de la journée, vous transférez toutes les choses que vous n’avez pas terminées dans une nouvelle liste de 6 tâches à faire pour le lendemain.
- Puis vous répétez le même processus chaque jour
La technique POMODORO
L’approche POMODORO se base sur le fait qu’il est presque impossible de rester concentré sur une multitude de tâches tout au long d’une journée de travail sans prendre de pauses, ou qu’il y a forcément une baisse de productivité.
L’objectif de l’approche est de rester concentré à 100% sur une seule et unique tâche pendant 25 minutes puis de faire une pause de 5 minutes avant d’en entamer une deuxième. Au bout de plusieurs sessions de 25 minutes, vous pouvez faire un break plus important. Cette méthode simple en apparence est en réalité redoutable d’efficacité.
La méthode MoSCoW
La méthode MoSCoW est une technique de priorisation qui se base sur le niveau de criticité d’une tâche et vous permet de distinguer les besoins les plus urgents.
- Must have : Ce sont les tâches critiques de la journée, celles que vous devez traiter en priorité et que vous ne pouvez manquer sous aucun prétexte.
- Should have : Ce sont les tâches importantes qui ont une vraie valeur ajoutée. La différence avec les Must have c’est qu’elles peuvent être traitées plus tard.
- Could have : Ce sont les tâches optionnelles. Les accomplir est un plus mais elles restent accessoires. Si vous manquez de temps, ce sont les tâches que vous mettrez de côté en premier.
- Will not : Ce sont les tâches que vous souhaitez peut-être faire un jour mais qui ne sont pas prioritaires pour le moment.
