Les outils de gestion de projet ne sont pas uniquement dédiés au travail en équipe ! En tant que consultant, ce type d’outil peut vous aider dans votre organisation quotidienne.
En tant que travailleur indépendant, vous pouvez être amené à effectuer un grand nombre de tâches : administratif, commercial, contenu marketing pour gagner en visibilité, gestion des rendez-vous, facturation, comptabilité, paiement des charges sociales, etc. Ces actions s’ajoutent aux missions confiées par vos clients et il peut alors être difficile de ne pas se laisser déborder.
Pour rester organisé, un des moyens les plus efficaces est d’utiliser un outil de gestion de projet qui permet non seulement de ne plus rien oublier mais aussi d’automatiser certaines tâches.
Les avantages d’un outil de gestion de projet
Une meilleure organisation
Sans une bonne organisation, le risque d’être rapidement débordé est réel et vous pouvez donc vous retrouver dans l’impossibilité de répondre à toutes les demandes et de finir les missions dans les délais impartis. Il n’est pas rare également d’oublier de relancer un client pour le règlement d’une facturation.
Un outil de gestion de projet inclut très souvent une fonctionnalité de time tracking. Celle-ci est particulièrement intéressante car elle permet de voir le temps passé sur une tâche mais aussi de planifier votre journée. Or, comme beaucoup d’indépendants travaillent à domicile, cet outil peut rapidement s’avérer indispensable pour éviter toute distraction et se concentrer sur son travail à faire.
Vous pouvez également utiliser la liste des tâches des outils de gestion de projet pour lister toutes vos missions en cours afin de ne rien oublier. Ajoutez-y une deadline pour être sûr et certain de livrer la prestation attendue dans les temps.
Enfin, si votre outil de gestion de projet propose des fonctionnalités de facturation, vous pourrez automatiser l’envoi des factures une fois les travaux livrés aux clients, suivre les paiements et relancer les clients en cas de retard de paiement.
Une centralisation des données
L’autre grand intérêt d’une solution de gestion de projet est la possibilité de regrouper toutes vos données importantes en un seul endroit afin de pouvoir y accéder depuis n’importe quel type d’appareil (ordinateur, smartphone, tablette, etc.). Vous gagnerez du temps en n’ayant pas à changer d’outil pour trouver une information importante ou effectuer une suite de tâches : créer un devis pour un prospect dans votre liste de contacts, transformer un contrat en facture avec reporting du temps passé, etc.
Vous pourrez aussi croiser les données dont vous disposez pour avoir des informations comme le chiffre d’affaires généré par un client, le temps passé à travailler pour ce dernier ou encore vos périodes de travail fortes et faibles.
Enfin, disposer de toutes vos données où que vous soyez et à tout moment vous permet non seulement d’effectuer certaines tâches pendant vos temps de transport par exemple, comme par exemple envoyer un devis, mais aussi de partager facilement des informations en donnant des accès à certaines fonctionnalités à vos clients ou partenaires.
Un outil de gestion de projet vous permet donc de bien vous organiser et de gagner du temps de manière globale.
Quels outils choisir ?
Freedcamp
Basecamp est un des outils de gestion de projet les plus connus et utilisés au monde. Son alternative gratuite se nomme Freedcamp et il embarque de nombreux outils indispensables à la gestion quotidienne de votre activité d’indépendant.
Avec cet outil, vous pouvez faire de la gestion de projet grâce aux To Do List, l’assignation des tâches, la gestion des deadline, l’échange de fichiers ou le time tracking. Freedcamp propose quelques options intéressantes comme la possibilité d’ajouter d’autres utilisateurs à un projet (collaborateurs ou clients) mais aussi les rappels automatiques lorsque la deadline d’un projet ou d’une tâche se rapprochent. Vous pouvez enfin gérer votre facturation si vous souscrivez à l’offre payante.
Bubble Plan
Bubble Plan est un outil de gestion de projet dédié aux PME qui mise sur le planning comme outil principal. Facile à utiliser et bénéficiant d’une interface agréable, il peut tout à fait être utilisé dans sa version gratuite par un indépendant. En effet, il permet de voir rapidement le degré d’avancement d’un projet et les tâches qui restent à effectuer.
Il est accessible depuis n’importe quel appareil et permet la synchronisation des données. Grâce à son aspect collaboratif, vous pouvez aussi inviter d’autres personnes à travailler sur un projet avec vous.
So Planning
So Planning est une solution Open Source de planification de projets. Simple d’utilisation, elle propose une interface moderne et agréable afin d’organiser efficacement des projets et des tâches. Parmi les fonctionnalités disponibles, on retrouve la liste des projets en cours, les utilisateurs assignés à ce projet ou encore les tâches à effectuer.
La solution est gratuite si vous choisissez de l’héberger sur vos propres serveurs, sinon il faudra compter 180€HT/an minimum (avec 30 jours d’essai gratuits) pour profiter d’un outil clé-en-main déjà installé.
Planzone
Planzone est un outil à l’interface intuitive pour une gestion de projet assez poussée : système de tâches et jalons, diagrammes de Gantt, calendriers ou encore interactions avec les autres personnes du projet.
La solution est complète et permet notamment de suivre l’avancée des actions sur un échéancier pour respecter les dates de livraison, d’établir des tâches prioritaires et d’être informés des éventuels retards.
Trello
Pour finir cette liste, nous vous proposons de jeter un œil à Trello, un outil très complet qui peut servir non seulement à la gestion de projet mais aussi à l’organisation du quotidien !
L’application fonctionne sur le principe de tableaux, de listes et de cartes qui vous aident à suivre et atteindre vos objectifs. Vous pouvez ainsi lister les tâches à effectuer dans le cadre d’un projet mais aussi gérer votre blog ou vous en servir comme To Do List. Trello est un outil flexible qui s’adapte à tous les types d’entreprise et permet d’avoir une vision globale de votre activité. Vous pouvez par exemple regrouper toutes vos tâches dans un même tableau ou choisir de faire un tableau par pôle : comptabilité, commercial, etc. La solution dispose d’une version gratuite très complète et est utilisée dans de nombreuses entreprises mais aussi par des indépendants.
La solution de gestion de projet fait donc partie des indispensables du travailleur indépendant pour le décharger des tâches qui n’apportent pas de réelle valeur à son travail. Pour trouver une solution qui vous correspond, n’hésitez pas à profiter des périodes d’essai gratuit.
