La rédaction et la présentation des livrables [Réussir une 1re mission 3/4]

Voici le 3e article de notre série sur la réussite de vos missions de consultant : l’étape finale de votre intervention avec la rédaction et la présentation de vos livrables. Il faut terminer ce travail qui vous est confié avec brio et vous préparer à fidéliser votre client. Fidéliser ce n’est pas tant être accrocheur qu’attachant par la pertinence, le sérieux et la qualité de votre prestation.

Introduction

Pour rappel, dans les précédents épisodes, nous avions abordé la démarche commerciale, puis le déroulement de la mission. Retrouvez la semaine prochaine le dernier article de cette série sur la fidélisation de votre client.

Quelques considérations sont utiles avant d’en venir aux quelques conseils essentiels qui vous permettront de chausser des bottes de sept lieues dans votre apprentissage.

Rappelons tout d’abord que nous avons choisi dès le départ le postulat suivant : il s’agit de réaliser une prestations complète et complexe et non pas une intervention ponctuelle (moins de cinq jours par exemple). Ce parti pris nous a semblé le plus intéressant car il oblige à donner la vision la plus large possible des différents aspects qui fondent la qualité de votre intervention. Ces différents conseils s’appliquent aussi partiellement aux interventions plus courtes. A vous de doser vos efforts en fonction de ce qui est nécessaire : « qui peut le plus, peut le moins ».  

Conseils pour préparer vos documents

• Votre présentation et vos conclusions ne devraient pas être confondus : votre présentation ne relève pas de la même stratégie que la rédaction, plus académique, de vos conclusions. Présenter en public les aspects essentiels de votre travail suppose une sélection judicieuse et une mise en ordre qui ne suit pas nécessairement le cours d’un rapport classique. Vous devez avant tout retenir l’attention dans un temps donné. Il ne s’agit pas de votre document complet de référence qui pourra déboucher sur l’organisation en mode projet des principes de résolution que vous apportez mais d’une communication avec sa stratégie propre et ses moyens pédagogiques : couleurs, images, schémas…

• Votre document d’étude (de conseil, de diagnostic, d’expertise…) qui présente vos conclusions et vos préconisation devrait par contre être rédigé (éviter le style télégraphique), fourni, circonstancié et illustré. Il se compose d’une synthèse, d’un développement, d’une conclusion et d’annexes (dans l’ordre). Si celui-ci dépasse 12 pages, n’oubliez pas d’y adjoindre une table des matières.

• Si ce rapport doit être rédigé, il ne comporte pas que du texte, il est aussi largement démonstratif. Il inclus des chiffres, des matrices de décisions, des plannings, des verbatim,  des arborescences, des graphes… Tous moyens propres à appuyer la démonstration. Rappelons toutefois que ces illustrations ne peuvent se passer d’un texte explicatif. Partez du point de vue que rien ne va de soi et que personne ne pense comme vous, ça vous facilitera la tâche.

La présentation physique

Ce client est important pour vous, c’est le premier qui vous fait confiance dans ce métier nouveau que vous avez décidé d’envisager. En fait vous devrez toujours considérer votre travail ainsi : comme un acteur qui multiplie les soirées de premières. Cette présentation est donc essentielle vous ne devez pas l’improviser. Comme aimait à dire Marc Cadiot, un des deux fondateurs d’ITG lui-même consultant : « ne confondez pas facilité et désinvolture ». Il faudra donc vous préparer. Quelques conseil pour vous y aider et pour que son déroulement se passe bien :

• Si vous présentez vos conclusions à votre contact seul ou à moins de quatre personnes, préférez l’édition papier de votre présentation et commentez directement ces pages sans nécessairement projeter votre Power Point. C’est plus interactif, moins stéréotypé. Cependant si vous utilisez des fonctionnalités audio et vidéo vous devrez envisager une présentation plus classique.

• Vous devez présenter vos conclusions devant un comité ou une assemblée plus large. Prévoyez un document pour chaque personne présente et soyez en avance pour organiser votre salle et accueillir chaleureusement tous les participants. Vous aurez répété votre présentation si nécessaire. Outre le propos principal, vous aurez conçu des vues additionnelles pour répondre aux questions les plus probables.

• Emaillez votre présentation de quelques mots d’humour (pas trop, de bon goût et bien dosés), surtout au début de votre présentation pour détendre l’atmosphère et à la fin avant d’ouvrir sur les questions pour libérer la parole.

• Faites le point avec votre contact après la séance (à organiser avant). Demandez-lui son impression, ses observations, préparez l’étape suivante. Posez des questions ouvertes et n’influencez pas son opinion. Ne vous justifiez pas. Mettez l’accent sur ce qui l’intéresse et pas sur votre personne, sur votre présentation, sur ce que vous avez voulu faire…

Et votre comportement ?

On pourrait décliner d’autres points que ceux ci-dessus mais ces quelques suggestions suffiront à faire de vous un consultant professionnel aux yeux de votre client. Les points à corriger vous les identifierez vous-même si vous savez développer « l’observateur » : en même temps que vous agissez, sachez contrôler les différents paramètres de votre comportement humain et professionnel.

Il y a plusieurs registres d’observation utilisables dans ce contrôle :

• Votre tenue vestimentaire
• Vos gestes et plus généralement votre expression corporelle
• Vos traits : tendus, détendus, souriants, sévères ou souriants, accueillants ?
• Votre langage et vos propos : précis, choisi, chaleureux, encourageant ?
• Votre écoute et l’impression d’écoute que vous transmettez même pendant vos prises de notes
• Votre capacité à conduire l’entretien vers un objectif et à ne pas vous laisser entraîner par vos associations
• …

On apprend par feed-back et les marges d’erreurs existent nous sommes dans un monde imparfait et la perfection n’existe pas plus côté client. C’est pourquoi nous devons considérer chaque présentation comme un terrain de progrès et mettre en place les moyens qui nous permettront de nous améliorer. N’improvisez surtout pas (pas encore…) mais ne « surpréparez » pas non plus : le stress aussi doit être maîtrisé aussi évitez de l’amplifier.

Crédit photo Eric-Aulas PhotoAlto